Datenbanken für Rechnung, Fakturierung, Warenwirtschaft

Sehr oft werden Datenbanken für die Fakturierung verwendet, also um Rechnungen zu schreiben, zu versenden und ggf. auch Mahnungen zu erstellen.

Wie bereits öfters erwähnt, steht die Erfassung und Verwaltung von Rechnungen in engen Zusammenhang mit anderen Bereichen wie Warenwirtschaft, Kundenverwaltung …

Klar ist: Die Erfassung von Adressen als Rechnungs-Empfänger gehört dazu – insofern ergibt sich hier die Verbindung zu dem, was über Adress-Datenbanken zu sagen ist. Hinzugehörig ist ggf. auch: ein Warenwirtschaftssystem, welches die Artikel enthält, die man anbietet und die gekauft werden … und welche dann natürlich auch in die Rechnung eingetragen werden; eine Verkaufswebsite; eine System für das Versenden von Briefen (denn eine Rechnung ist ja gewissermaßen auch ein Brief); möglicherweise ein Lagerhaltungssystem u.v.m..

Der Vorteil des Erstellens von Rechnungen mit Hilfe einer Datenbank leuchtet unmittelbar ein:

die Wiedervorlage von nicht bezahlten Rechnungen ist sehr einfach
Rechenfehler sind ausgeschlossen
alle Daten befinden sich in der Datenbank – das Druckenlassen von Geschäftsbögen für Rechnungen, die, sobald sich eine Telefonnummer ändert, veraltet sind, entfällt. Die Rechnungsbögen sind stets „up to date“.
die Rechnungen sind in beliebigem Umfang individualisierbar, sowohl in Hinsicht auf den Betrieb, wie auch auf den Kunden. Es stehen sofort umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung – welches Produkt erzielt den höchsten Umsatz?, welches Produkt erzielt den höchsten Gewinn?, welches Produkt verkauft sich meist im Zusammenhang mit einem anderen Produkt?, u.v.m..

Mit Hilfe von Textbausteinen können Schreibfehler eliminiert werden, die Arbeit geht schneller von der Hand als würde man sich alles stets neu ausdenken müssen.

Warum sollte man aber in Access „neu abbilden“, was vielleicht andere Anwendungen ohnehin bieten?

Die Antwort ist die unendliche Gestaltbarkeit der Access-Berichte oder den beliebigen Anschluss weiterer Programmteile, ganz nach Erfordernis des jeweiligen Betriebes; so z.B. Druckfunktionen im Netzwerk, Ablagefunktionen (papierloses Büro), Auswertungen wissenschaftlicher oder wirtschaftlicher Art, Versendeautomatismen, etc.. Dies ist mit einer vorgefertigten Software nie gegeben – mit Access lässt es sich leicht umsetzen und die Datenbank kann stets weiter den eigenen Bedürfnissen angepasst werden.