Der Zusammenhang
Sehr oft werden Access-Datenbanken für die Fakturierung verwendet, also um Rechnungen zu schreiben, zu versenden und ggf. auch Mahnungen zu erstellen. Rechnungen stehen im engen Zusammenhang mit Warenwirtschaft, also dem Produkt, das man einem Kunden liefert und das man diesem Kunden dann in Rechnung stellt. Auf der Rechnung steht also eine Liste von (gelieferten) Produkten – diese Produkte werden aus einer oft recht ansehnlichen Produktdatenbank herausgezogen.
Die Rechnung steht ebenso in Verbindung mit einer meist langen Kunden-Adressliste.
Erfassung und Verwaltung von Rechnungen in engen Zusammenhang mit anderen Bereichen wie Warenwirtschaft, Kundenverwaltung …
Besondere Anforderungen Kunden
Klar ist: Die Erfassung von Adressen als Rechnungs-Empfänger gehört dazu – insofern ergibt sich hier die Verbindung zu dem, was über Adress-Datenbanken zu sagen ist.
Bei der Erfassung von Adressen hat es sich bewährt, Adressen von Kontaktmöglichkeiten zu trennen, so dass eine flexible Anzahl von Telefonnummern, Emails etc. eingetragen werden können.
Ebenso ist es bewährt, zu den Kunden auch Kundenordner anzubieten, in die beispielsweise Kundenunterlagen eingefügt werden können, oder auch ein Foto (das dann im Kundenformular eingeblendet wird).
Weiterhin ist es sinnvoll, die dem Kunden gestellten Rechnungen in einer Liste einzublenden (von der aus man direkt zur einzelnen Rechnung springen kann), ggf. auch Anmerkungen über Zahlungsausfälle oder dergleichen, damit, wenn man den Kunden am Telefon hat, über die relevanten Themen gesprochen werden kann.
Besondere Anforderungen Waren
Die Warenwirtschaft ist ein umfangreiches Thema. Hier geht es natürlich um Eingabemasken für neue Waren, aber auch um APIs um vielleicht aus umfangreichen Fremddatenbanken eine Verbindung zu schaffen. Manchmal geht es darum, mit Hilfe eine Barcode-Scanners sofort bestimmte Datensätze in der Datenbank zu finden, oder direkt durch Scannen ein Produkt aus der Produktdatenbank zu entnehmen oder hinzuzufügen. Auch hier könnte eine zugeordnete Fotosammlung gute Dienste leisten.
Besondere Anforderungen Rechnungen
Die Rechnung ist – fundamental gesagt, die Verbindung aus verschiedenen Tabellen – man benötigt erstens einen Datensatz aus der Tabelle „Rechnungen“ – hier steht, dass eine Rechnung gestellt wurde, mit der Rechnungsnummer xy, mit dem Datum xyz.
Zweitens die Tabelle Waren, aus der die Positionen der Rechnung kommen. Die Waren, multipliziert mit der Anzahl, multipliziert mit dem Produktpreis, ergibt die Rechnungssumme. Hinzu kommen ggf. Rabatte etc., die individuell gewährt werden.
Natürlich gehört zur Rechnung auch der Rechnungsempfänger, der Kunde. Beim Kunden könnte zum Beispiel ein Hinweis auf zu gewährende Rabatte stehen.
Ebenso ist zu überlegen ob man sich die Möglichkeit offen lassen will, bestimmte Felder individuell zu editieren.
Briefe
Zu einer Rechnung gehört eigentlich auch ein Brief oder irgendeine Form der Ansprache – beispielsweise wenn man seine Rechnung per Email versendet.
Hierfür kann ein Briefformular programmiert werden, mit dem Firmenlogo und den Firmendaten, in das dann die Kundenadresse eingefügt wird.
Mit Hilfe von Textbausteinen aus einer Tabelle „Textbausteine“ können Schreibfehler eliminiert werden, die Arbeit geht schneller von der Hand, als würde man sich jeden Text stets neu ausdenken. Diese Textbausteine könnten sowohl im Briefformular, wie auch beim automatischen Versenden von Emails Anwendung finden.