Einführung in SharePoint und Access
In der heutigen Unternehmenswelt dominieren vielseitige Serverdatenbanken wie MySQL, MS SQL und Oracle. Microsoft hat jedoch mit SharePoint ein innovatives und leistungsstarkes Tool eingeführt, das sich besonders für die webbasierte Zusammenarbeit in Unternehmen eignet. SharePoint hat sich über die letzten Jahre kontinuierlich weiterentwickelt und bietet umfassende Funktionen für die Organisation und Verwaltung von betrieblichen Aktivitäten.
Das Konzept von SharePoint
SharePoint ermöglicht es Unternehmen, ihre Aktivitäten und Abläufe von Anfang an webbasiert zu gestalten. Dokumente werden auf Cloud-Servern abgelegt und bestimmten Gruppen zugeordnet. Dies stellt sicher, dass neue Dokumente oder Versionen sofort allen relevanten Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Das Hauptziel ist es, einen effizienten Workflow zu erstellen, der vollständig webbasiert ist und somit über Internetbrowser wie Edge, Chrome oder Firefox erreichbar bleibt.
Interaktion mit Kunden durch SharePoint
Ein wesentlicher Vorteil von SharePoint ist, dass Dokumente nicht nur intern für Arbeitsgruppen zugänglich gemacht werden können, sondern auch für externe Kunden. Indem Tabellen und Dokumente auf die öffentliche Internetseite eines Unternehmens gestellt werden, können sie zur Echtzeit-Information für die Besucher genutzt werden. Zudem können Kunden interaktive Tabellen bearbeiten, was sofort strukturierte Daten für die Weiterverarbeitung liefert.
Automatisierung mit Microsoft Flow
SharePoint integriert auch ein makroartiges Werkzeug namens Flow, das es ermöglicht, Dokumente und Anwendungen miteinander zu verbinden und eventgesteuerte Abläufe zu starten. Ein händischer Eintrag in eine Tabelle kann beispielsweise durch Flow weitere automatische Aktionen wie das Senden einer vorstrukturierten Email auslösen. Diese Automatisierungen tragen maßgeblich zur Effizienzsteigerung in Unternehmen bei.
Office-Anwendungen als Web-Apps
Ein weiterer Vorteil von SharePoint ist die Verfügbarkeit von Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint als Web-Apps. Dadurch müssen diese mächtigen Tools nicht mehr lokal auf Geräten installiert werden, was besonders bei hardwarebeschränkten Geräten wie Webbooks von Vorteil ist. Nutzer können somit ihre Dokumente jederzeit und überall bearbeiten, ohne sich um USB-Speichersticks oder andere Speicherlösungen kümmern zu müssen.
Einschränkungen der Programmiermöglichkeiten
Die integrierte Entwicklungsumgebung (IDE) von Anwendungen wie Word und Excel, insbesondere die Programmierung mit Visual Basic for Applications (VBA), ist jedoch online nicht verfügbar. Dies liegt daran, dass Microsoft keine beliebige Software auf den eigenen Servern ausführen lassen kann. Stattdessen bietet Microsoft Hilfs-Tools wie Flow an, um proprietäre Lösungen zu unterstützen.
Access und seine Rolle in SharePoint
Access wurde nicht als Webanwendung in SharePoint integriert, was teilweise daran liegt, dass Microsoft bereits MS-SQL als leistungsstarke Serverdatenbank anbietet. Access zeichnet sich durch die Kombination einer Programmierumgebung und einer „Out-Of-The-Box“ Datenbankanwendung aus. Ohne die Möglichkeiten zur Programmierung mit VBA wäre Access lediglich eine weitere Form einer SharePoint-Liste oder ein Excel-Spreadsheet. Darüber hinaus möchte Microsoft vermeiden, dass fremde Software auf ihren Servern läuft.
Fazit
SharePoint und Access bieten gemeinsam eine umfassende Lösung für moderne Unternehmensprozesse. Während SharePoint die Web-Zusammenarbeit und Automatisierung von Abläufen vereinfacht, bleibt Access aufgrund seiner speziellen Programmiermöglichkeiten und seiner Funktion als leistungsstarke Datenbankanwendung wichtig. Zusammen unterstützen diese Tools Unternehmen dabei, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern.