Datenbank für Personal, Mitarbeiter, Adressen, Kunden

Eine sehr häufige Anwendung ist das Erfassen von Adressen, beispielsweise für das Betriebs-Personal, oder als Kundenadressen. Meist gruppieren sich um das Erfassen von Adressdaten noch eine ganze Reihe anderer Funktionen, die mit dem Geschäftszweck in Verbindung stehen – wie etwa das Erfassen und Versenden von Briefen respektive Emails, das Erstellen und Versenden von Rechnungen (hiermit im Zusammenhang steht beispielsweise das Mahnwesen), oder aber das Speichern adressrelevanter Unterlagen im papierlosen Büro. Die Nützlichkeit der Datenbank ergibt sich nicht nur aus der Möglichkeit der effizienten Erstellung von Unterlagen, zum Beispiel von Briefen. Hier kann ja, das ist sofort offensichtlich, ein erstellter Brieftext mit einer bereits hinterlegten Adresse verbunden werden, es können programmierte Satzbausteine erstellt werden, wie beispielsweise „Sehr geehrter Herr Müller,“ oder „Sehr geehrte Frau Müller,“ (anstelle des früher üblichen „Sehr geehrte(r) Kund(e/in),“), sondern es ergeben sich viele weitere Möglichkeiten, an die man vielleicht zuerst gar nicht dachte. Beispielsweise können nun bereits geschriebene Briefe wie Textbausteine oder Mustertexte für andere Kunden verwendet werden, oder aber man überprüft sehr leicht, welche Kunden zuletzt einen Brief erhielten, oder welchen Inhalt der letzte Brief hatte (der textliche Inhalt liegt ja auf Knopfdruck vor). Briefe, die verloren gingen, können sofort nochmals gesendet werden; Briefe können sofort in Form einer email mit PDF-Anhang versendet werden, etc.. Nun können automatiesierte Briefaktionen stattfinden, es kann ausgewertet werden, welche Bestellhäufigkeit es nach Briefaktionen gibt, u.v.m.. Auf diese Art und Weise helfen Datenbanken dabei, Geschäftsabläufe durchschaubarer zu machen – nun ist es leicht möglich, sich auf das gewinnbringende Geschäft zu konzentrieren, es auszubauen und auf nahe liegende Geschäftsfelder auszuweiten, während man weniger attraktive Geschäftszweige gewissermaßen „veröden“ lässt.